"Azərbaycan Respublikasının rayon, şəhər, şəhərlərdə rayon İcra hakimiyyəti başçılarının aparatlarında sənədlərlə iş barədə Təlimat"ın təsdiq edilməsi haqqında
AZƏRBAYCAN RESPUBLİKASI PREZİDENTİNİN SƏRƏNCAMI
Azərbaycan Respublikası Prezidentinin "Yerli icra hakimiyyətləri haqqında Əsasnamənin təsdiq edilməsi barədə" Fərmanının 7-ci bəndinə müvafiq olaraq Azərbaycan Respublikasının rayon, şəhər, şəhər və şəhər rayonlarında İcra hakimiyyəti başçılarının aparatlarında sənədlərlə işin müasir tələblərə uyğun olaraq aparılmasını təşkil etmək məqsədi ilə qərara alıram:
1. "Azərbaycan Respublikasının rayon, şəhər, şəhərlərdə rayon icra hakimiyyəti başçılarının aparatlarında sənədlərlə iş barədə Təlimat" təsdiq edilsin (əlavə olunur).
2. Bu Sərəncamın 1-ci bəndində göstərilən Təlimatın müddəalarının yerinə yetirilməsinə nəzarət Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Administrasiyasının Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinə həvalə edilsin.[1]
3. Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 1993-cü il 25 yanvar tarixli 290 nömrəli sərəncamı ilə təsdiq edilmiş "Azərbaycan Respublikası rayonlarının, şəhərlərinin icra hakimiyyəti başçılarının aparatlarında sənədlərlə iş barədə Təlimat" qüvvədən düşmüş hesab edilsin.
Azərbaycan Respublikasının Prezidenti Heydər Əlİyev
Bakı şəhəri, 6 mart 2000-ci il
№ 347
|
|
Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2000-ci il 6 mart tarixli, 347 nömrəli Sərəncamı ilə TƏSDİQ EDİLMİŞDİR |
Azərbaycan Respublikasının rayon, şəhər, şəhərlərdə rayon icra hakimiyyəti başçılarının aparatlarında sənədlərlə iş barədə
T Ə L İ M A T
1. ÜMUMİ MÜDDƏALAR
1. Azərbaycan Respublikasının rayon, şəhər, şəhərlərdə rayon icra hakimiyyəti başçıları aparatlarının* sənədləri icra hakimiyyəti başçısının sərəncamları və əmrləri, kargüzarlıqda və cari arxivdə olan protokollar və stenoqramlar, qeydiyyatdan keçmiş digər materiallardır. Onların rəsmiləşdirilməsi və baxılması qaydası Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 1999-cı il 16 iyul tarixli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş "Yerli icra hakimiyyətləri haqqında Əsasnamə"ni və bu Təlimatın tələblərinə uyğun olmalıdır.
İcra hakimiyyəti başçısının aparatında vətəndaşların, o cümlədən müraciət edən digər fiziki və hüquqi şəxslərin (bundan sonra – vətəndaşların) təklif, ərizə və şikayətləri, onların qəbul edilməsi ilə əlaqədar kargüzarlıq işləri “Vətəndaşların müraciətləri haqqında” Azərbaycan Respublikasının 2015-ci il 30 sentyabr tarixli 1308-IVQ nömrəli Qanununa və Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 1998-ci il 29 dekabr tarixli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş "Dövlət hakimiyyəti orqanlarında idarə, təşkilat və müəssisələrdə vətəndaşların təklif, ərizə və şikayətləri üzrə kargüzarlığın aparılması qaydaları"na müvafiq olaraq aparılır.[2]
2. İcra hakimiyyəti başçısının aparatından bu Təlimatın yerinə yetirilməsi üçün icra hakimiyyətinin başçısı məsuliyyət daşıyır.
3. İcra hakimiyyəti başçısının aparatında kargüzarlığın aparılması, sənədlərin qəbul edilməsi, göndərilməsi, qeydiyyatı, hərəkəti qaydasına əməl olunması və bu sahədə aparata kömək göstərilməsi, habelə bu Təlimatın yerinə yetirilməsinə nəzarət Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi tərəfindən həyata keçirilir. [3]
4. Bu Təlimatda nəzərdə tutulan qaydalara icra hakimiyyəti başçısı aparatının bütün əməkdaşları əməl etməlidirlər.
5. İcra hakimiyyəti başçısının aparatında "Yerli icra hakimiyyətləri haqqında Əsasnamə"yə və bu Təlimata əsasən sənədlərlə işin təkmilləşdirilməsini təmin etmək üçün ayrı-ayrı məsələlər üzrə əsasnamələr, qaydalar, reqlamentlər, metodik tövsiyәlәr hazırlanıb icra hakimiyyəti başçısı tərəfindən təsdiq edilə bilər.
6. İcra hakimiyyəti başçısının aparatında kargüzarlıq işləri Azərbaycan Respublikasının dövlət dili olan Azərbaycan dilində aparılır.
II. DAXİL OLAN XİDMƏTİ SƏNƏDLƏRİN VƏ BAŞQA KORRESPONDENSİYANıN QƏBUL EDİLMƏSİ, QEYDİYYATı, HƏRƏKƏTİ VƏ İCRASı
7. Dövlət hakimiyyəti orqanlarından, siyasi partiya, ictimai birlik və mülkiyyət formasından asılı olmayaraq hüquqi şəxslərdən aparata daxil olan xidməti sənədlər, habelə başqa korrespondensiyalar (teleqram, telefonoqram və s.) Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsində qəbul edilir, qeydiyyatdan keçirilir və uçota alınır.
Xidməti sənədlər, digər korrespondensiya bilavasitə şöbələrə və başqa struktur bölmələrinə daxil olduqda müəyyən olunmuş qaydada qeydiyyatdan keçirmək üçün Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinə verilməlidir.
Daxil olan bütün sənədlər (o cümlədən teleqramlar və telefonoqramlar), bir qayda olaraq, alındığı gün qeydiyyatdan keçirilməlidir.
8. Aparata daxil olan sənədlər və başqa korrespondensiyalar qeydiyyatdan keçirildikdən sonra Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin müdiri onlar haqqında icra hakimiyyətinin başçısına məlumat verir.
9. Üstündə "Şəxsən" yazılmış zərflər, banderollar zərfin üstündə olan məlumatlar göstərilməklə qeydiyyatdan keçirilir və ünvan sahiblərinin iştirakı ilə açılır. Əgər bu zərfin içərisində xidməti sənədlər varsa, onlar qeydiyyatdan keçirilmək üçün Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinə qaytarılmalıdır.
10. Xidməti sənədlər qəbul edildikdən onların yerinə düzgün çatdırılıb-çatdırılmadığı, zərflərin və ya bağlamaların salamatlığı müəyyənləşdirilir.
Zərf açılarkən sənədlərin çatışmadığı, zədələndiyi və ya nömrələrinin zərfin üstündə göstərilən nömrələrə uyğun gəlmədiyi aşkar edilərsə, müəyyən olunmuş formada üç nüsxədən ibarət akt tərtib edilir. Aktın birinci nüsxəsi sənədi yollayana göndərilir, ikinci nüsxəsi qəbul edilmiş sənədlərə əlavə olunur, üçüncü nüsxəsi Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsində saxlanılır. Zərfə səhv qoyulmuş sənədlər onları yollayana qaytarılır və ya onun razılığı ilə aidiyyəti üzrə göndərilir.
11. Əgər daxil olan xidməti sənədlərdə tarix və onları yollayanın ünvanı yoxdursa, yaxud korrespondensiyanın göndərilmə tarixi onun aparatda alındığı tarixdən xeyli fərqlənirsə, həmin sənədlərin poçt ştempelləri vurulmuş zərfləri saxlanılır. Korrespondensiyanın göndərilmə və alınma tarixini ştempellərlə sübut etmək lazım gəlmədiyi digər hallarda zərflər məhv edilir.
12. Daxili olan sənədlər Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsində jurnalda (əlavə №1) qeydiyyatdan keçirilir, yaxud onlar üçün uçot vərəqələri (əlavə №2) doldurulur. Sonradan bu vərəqələrdə sənədlərin hərəkətinin bütün dövriyyəsi qeyd edilir. Vərəqələrin surətləri məlumat-nəzarət kartotekasında saxlanılır.
13. Sənədlərin birinci vərəqinə aşağıdan, sağ küncdən qeydiyyat ştampı vurulur, daxil olma tarixi, nömrəsi və əlavələrlə birlikdə vərəqlərin ümumi sayı göstərilir (əlavə №3).
14. Xarici dillərdə olan korrespondensiyalar qeydiyyata alındıqdan sonra dövlət dilinə tərcümə edilir. Onların sonrakı hərəkəti xidməti sənədlər üçün müəyyən edilmiş qaydada həyata keçirilir.
15. Sənədlər və başqa korrespondensiyalar qeydiyyatdan keçirildikdən sonra Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin müdiri tərəfindən öyrənilir və icra hakimiyyətinin başçısına təqdim edilir.
İcra hakimiyyəti başçısına təqdim edildikdən sonra alınan sənədləri Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi icra hakimiyyəti başçısının dərkənarına uyğun olaraq icra üçün aparatın müvafiq struktur bölməsinə verir. Dərkənarın məzmunu qeydiyyat jurnalına, kompüterə və uçot vərəqəsinə yazılır.
Həlli müvafiq, yerli icra hakimiyyəti orqanlarının birbaşa səlahiyyətinə aid olan və operativ tədbir görülməsini tələb edən məsələlər barəsində daxil olan xidməti sənədlərin surətlərini Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi icra hakimiyyəti başçısının dərkənarına uyğun olaraq aidiyyəti üzrə göndərir və icrasına nəzarət edir, rəsmi cavab aldıqdan sonra işə tikilir.
16. Tapşırıq bir neçə icraçıya verildikdə bu işin icrasını dərkənarda adı birinci çəkilən şəxs təşkil edir və nəticəsi barəsində mәlumat verir.
17. Sənəd üzərində iş bitdikdən sonra icraçı onun axırıncı səhifəsinin arxa tərəfində müvafiq qeyd yazmalı və ya icra haqqında qısa arayış hazırlamalı, bunları imzası ilə təsdiq etməli, tarix qoymalıdır. Belə qeyd icranı təsdiq edən başqa sənəd olmadıqda aparılır.
İcra hakimiyyətinin başçısı müvafiq dərkənarla icra edilmiş sənədi materiala aid olan sənədlərlə birlikdə işə tikilmək üçün Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinə göndərir.
18. Azərbaycan Respublikasının qanunları Azərbaycan Respublikası Prezidentinin fərmanı və sərəncamları, Azərbaycan Respublikası Milli Məclisinin qərarları, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin qərar və sərəncamları, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Administrasiyası rəhbərinin sərəncamları, Naxçıvan Muxtar Respublikasında habelə Naxçıvan MR Ali Məclisinin və Nazirlər Kabinetinin normativ hüquqi aktları, rayon bölgülü şəhərdə şəhər icra hakimiyyəti başçısının sərəncamları qeydiyyatdan keçirildikdən sonra icra hakimiyyətinin başçısına verilib və onun dərkənarına uyğun surətdə icra edilməyə göndərilir. [4]
III. İCRA HAKİMİYYƏTİ BAŞÇıSıNıN SƏRƏNCAMLARıNıN VƏ ƏMRLƏRİNİN HAZıRLANMASı VƏ RƏSMİLƏŞDİRİLMƏSİ QAYDASı
19. İcra hakimiyyətinin başçısı "Yerli icra hakimiyyətləri haqqında" Əsasnamə ilə və digər qanunvericilik aktları ilə ona verilmiş səlahiyyətləri həyata keçirmək üçün müvafiq ərazidən normativ xarakterli aktlar qəbul edir. İcra hakimiyyəti başçısının sərəncamlarının və əmrlərinin aparatın müvafiq struktur bölmələri hazırlayır.
20. Sərəncam və əmrlərin layihələrinə lazım gəldikdə aşağıdakı materiala əlavə edilə bilər: məsələni müzakirəyə verən dövlət orqanlarının və ictimai orqanların, təşkilatların, aparatın şöbələrinin və digər struktur bölmələrinin təqdimatı; layihə barəsində deyilmiş iradlar və layihənin razılaşdırıldığı barədə məktub; müvafiq idarələrin və təşkilatların rəyi; təyin edilməyə təqdim edilən şəxslər haqqında məlumat.
21. İcra hakimiyyəti başçısının aparatına təqdim edilən hər bir məsələ barəsində dəqiq və aydın təklif hazırlamalı, lazım gələndə isə həm də iki nüsxədə sərəncam layihəsi verilməlidir.
22. Baxılmaq üçün icra hakimiyyətinin başçısına təqdim edilən sərəncam layihələrində məsələ hərtərəfli təhlil edilməli və obyektiv qiymətləndirilməli, mövcud olan əmək, material və maliyyə ehtiyatları nəzərə alınmaqla icraçılar qarşısında dürüst ifadə edilmiş məqsəd və vəzifələr qoyulmalı, lazım gəldikdə icranın, informasiya və hesabat verilməsinin müddətləri, konkret icraçılar, habelə sərəncamın yerinə yetirilməsinə nəzarət etmək həvalə olunan icra hakimiyyəti orqanları, ictimai təşkilatlar, struktur bölmələri dəqiq göstərilməlidir.
23. Layihələr və onların əhatə etdiyi məsələlər Azərbaycan Respublikasının qanunlarına, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin fərmanlarına və sərəncamlarına, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin qərarlarına və sərəncamlarına, Naxçıvan Muxtar Respublikasının ərazisində Muxtar Respublikanın ali vəzifəli şəxsin və Nazirlər Kabinetinin qəbul etdiyi normativ xarakterli aktlara, rayon bölgülü şəhərlərdə şəhər icra hakimiyyəti başçısının sərəncamlarına uyğun olmalıdır.
24. İcra hakimiyyəti başçısının sərəncamlarının və əmrlərinin layihələrini hazırlayan aparat işçiləri və vəzifəli şəxslər qabaqcadan onları aparatın bütün əlaqədar şöbələri və struktur bölmələri ilə, lazım gələrsə, təşkilat və idarələrlə, müvafiq yerli icra hakimiyyəti orqanları ilə razılaşdırılmalıdırlar.
Şəhər, rayon ərazisində yerləşən əlaqədar dövlət təşkilatları və idarələri razılaşdırılmaq üçün daxil olmuş qərar layihələrinə ləngimədən baxmalı, və çox qısa müddətdə onlar haqqında öz rəylərini bildirməli, qərar layihələri ilə razılaşmalı, yaxud etirazlarını və təkliflərini göndərməlidirlər.
Razılıq alınması müvafiq rəhbər işçinin və onun müavininin qərar layihəsinə viza qoyulması ilə yaxud ayrıca məktubla təsdiq edilir.
Bu və ya digər layihəyə etiraz olduqda izahat məktubunda hələ razılaşdırılmamış məsələlər sadalanır, mövcud iradları və təklifləri qəbul etməyin məqsədəuyğun olmadığı dəlillərlə əsaslandırılır.
25. İmzalanmaq üçün icra hakimiyyəti başçısına verilən sərəncam və əmr layihələrinə, habelə onlara aid əlavələrin mətnlərinə və cədvəllərə icra hakimiyyəti başçısının müvafiq müavinləri, aparatın şöbələrinin və digər struktur bölmələrinin rəhbərləri, həmin layihəni hazırlamış şəxs və mütləq aparatın hüquq şöbəsinin müdiri və ya hüquqşünası viza qoymalıdır. Viza layihənin və onun hər bir əlavəsinin son vərəqinin arxa tərəfindən qoyulur.
İcra hakimiyyәti başçısının sərəncam və əmrləri əlavə edilən nümunə əsasında hazırlanmış blanklarda çap edilir (əlavə №4 və №5).
26. Sərəncamın və ya əmrin layihəsini imzalanmağa hazırlayarkən icraçı hökmən onların göndərilmə ünvanları göstəricisini və əlavə edilən sənədlərin siyahısı tərtib etməlidir. Göndərilmə ünvanlarının göstəricisi və əlavə edilən sənədlərin siyahısı makinada çap edilməli, yaxud əl ilə aydın yazılmalıdır.
Göndərilmə ünvanlarının göstəricisi tərtib edilərkən müvafiq qərarın yerinə yetirilməsini təmin etməli olan, yaxud öz fəaliyyətinin xarakterinə görə sərəncamın məzmunu ilə tanış edilməli olan təşkilatlara qərarın vaxtında çatdırılmasının zəruriliyini əsas tutmaq lazımdır. Şöbə müdiri və icraçısı göndәrilmә ünvanları göstəricisinin düzgün tərtib edilməsi üçün şəxsən məsuliyyət daşıyırlar.
Göndərilmə ünvanlarının göstəricisi şöbənin və ya struktur bölməsinin rəhbəri tərəfindən imzalanır və qərar layihəsi imzalanmaq üçün rəhbərliyə təqdim edilərkən ona əlavə olunur.
27. Əgər sərəncam və ya əmr əvvəllər qəbul edilmiş sərəncamı və əmri dəyişərsə, yaxud tamamlayırsa, həmin sənəd, bir qayda olaraq, əvvəlki sərəncamın, əmrin göndərildiyi təşkilatlara və ya ayrı-ayrı şəxslərə göndərilməlidir.
28. Sərəncam və əmrlər imzalandıqdan sonra göndərilmə ünvanlarının göstəricisi və əlavə gedilәn sәnәdlәrin siyahısı ilə birlikdə rəsmiləşdirilmək üçün Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinə təhvil verilir.
29. Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi rəsmiləşdirilmək üçün aldığı sərəncam və əmrlərin qeydiyyatını müəyyən edilmiş formalı jurnallarda aparır. (əlavə №6 və №7)
Rəsmiləşdirilmək üçün daxil olmuş sərəncam və əmrlərə hər ilin əvvəlindən 1-ci nömrə ilə başlanan vahid nömrələnmənin müvafiq sıra nömrələri qoyulur.
30. Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi daxil olmuş sərəncam və əmrləri rəsmiləşdirdikdən sonra onları göndərilmə ünvanları göstəricisinə (əlavə №8) uyğun tirajla çoxaldır, sərəncamın və əmrin hər nüsxəsinə icra hakimiyyəti başçısının möhürünü vurur və müvafiq ünvanlara göndərir.
31. Sərəncam və ya əmrlərin əlavə nüsxələrinin idarələrə və təşkilatlara göndərilməsi, bu aktların əvvəllər göstərilmiş nüsxələrinin dəyişdirilməsi işlərini icra hakimiyyəti başçısının göstərişi ilə Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi yerinə yetirir.
32. İcra hakimiyyəti başçısının qəbul etdiyi sərəncam və əmrlər və onun fəaliyyəti ilə əlaqədar olan digər rəsmi materiallar mətbuata verilə bilər. Bu materialların işıqlandırılması qaydasını icra hakimiyyətinin başçısı reqlamentləşdirir.
33. İcra hakimiyyəti başçısının dərc edilmək üçün göndərilən sərəncam və əmrləri digər rəsmi materiallar və informasiyalar materialların dərc edilmə tarixi dəqiq göstərilməklə icra hakimiyyəti başçısının möhürü ilə təsdiq edilməlidir.
IV. XİDMƏTİ SƏNƏDLƏRİN HAZIRLANMASI VƏ RƏSMİLƏŞDİRİLMƏSİ
34. Aparatın şöbələrində xidməti sənədlər hazırlanarkən aşağıdakı tələblərə əməl edilməlidir:
sənədlərin məzmunu dəqiq, ardıcıl, müxtəsər olmalıdır;
baxılmaq üçün icra hakimiyyətinin başçısına verilən arayışların və məktubların mətini kompüterdә, ya da makinada iki intervalla qısa, dəqiq, əsaslandırılmış şəkildə yazılmalıdır;
sənədlər diqqətlə redaktə edilməli və düzgün tərtib olunmalıdır;
sənədlər standart formatlı kağızda, habelə müvafiq nümunəli blanklarda (əlavə №9) rəsmiləşdirilməlidir.
35. Sənəddə onun imzalandığı tarix mütləq göstərilməlidir. Tarix bir-birindən nöqtə ilə ayrılan üç cüt ərəb rəqəmi ilə yazılır (məsələn, 20.08.99) ya da gün və il ərəb rəqəmləri ilə, ay isə sözlə yazılır (məsələn, 20 avqust 1999-cu il)
36. Hazırlanmış hər sənəd imzalanmalıdır. İmza sənədi imzalamış şəxsin vəzifəsinin adında, onun şəxsi imzasında və imzanın açılışından (inisial və soyad çap edilir) ibarətdir.
Ayrı-ayrı hallarda (sənəd arayış və ya informasiya şəkilində əlavə kimi tərtib ediləndə) aparatın müvafiq şöbə müdirinin və ya işçisinin vizası qoyulur.
37. İmzalanmış sənədlərdə özbaşına hər hansı düzəlişlər və əlavələr edilməsinə yol verilmir.
38. Rəhbərliyə imzalanmağa verilən sənədlərin ikinci nüsxələrinə şöbə müdirləri və icraçılar tərəfindən viza qoyulmalıdır.
Viza şəxsi imzadan, vizanın tarixindən lazım gəldikdə isə viza qoyanın vəzifəsinin adından və imzasının açılışından ibarətdir.
Viza sənədin ikinci nüsxəsinin axırıncı vərəqinin üst tərəfində qoyulur.
Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi rəhbərliyi çatdırılmaq üçün icraçılardan qəbul edilən sənədləri düzgün və verilən tapşırığa uyğun tərtib olunduğunu yoxlayır, lazım gəldikdə sənədin müvafiq nüsxəsinə öz vizasını qoyur.
39. İcra hakimiyyəti başçısının və onun müavinlərinin imzaladıqları və ya dərkənar qoyduqları sənədləri Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi rəsmiləşdirir və göndərir.
Rəhbərliyin dərkənarı ilə göndərilən sənəd cavabla birlikdə geri qaytarılmalıdırsa, belə sənədin surəti çıxarılır və ünvan sahibinə göndərilir, sənədin əsli isə göndərilmə haqqında qeyd yazılmaqla işə tikilir.
40. Ünvan sahibinin adı, adlıq halında yazılır. Sənəd konkret şəxsə göndərilirsə, onun vəzifəsi, soyadı (yönlük halında) və inisialları göstərilir.
Ünvan sənədin sağ tərəfinin yuxarı küncündə çap edilir.
41. Sənəd bir neçə ünvana yollandıqda göndərilmə ünvanlarının göstəricisi əlavə olunur.
42. Sorğulara cavab verilərkən cavab məktubunda sorğu sənədinin nömrəsinə və tarixinə istinad edilir.
43. Sənədin mətndə adı çəkilməyən əlavəsi vardırsa, sənədin axırında onun əlavəsi olduğu barədə qeyd yazılır.
44. Aparatdan göndərilən xidməti teleqramlar və digər xidməti sənədlər kimi rəsmiləşdirilir.
V. İCRA HAKİMİYYƏTİ BAŞÇıSıNıN APARATıNDAN GÖNDƏRİLƏN SƏNƏDLƏRİN YOLA SALıNMASı
45. Aparatdan bütün xidməti sənədlər Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi vasitəsi ilə göndərilir.
46. Struktur bölmələrində sənədlər göndərilmək üçün təhvil verilməzdən əvvəl onların tərtib edilməsinin düzgünlüyü, o cümlədən: ünvan sahibinin adı, ünvanı, müvafiq imzalar, tarix, əlavələrin olub-olmadığı yoxlanılır.
47. Göndərilən sənədə müvafiq nömrə və tarix qoyulur.
48. Sənədə verilən göndərilmə nömrəsi müvafiq uçot vərəqəsində (əlavə №10) və ya göndərilən korrespondensiyanın qeydiyyatı jurnalında (əlavə №11) və sənədin qovluqda qalmış nüsxəsində də yazılır.
Sənəd bir neçə ünvana göndərilirsə, onun surətində sənədin kimlərə göndərildiyi qeyd olunur.
49. Qaytarılmalı olan sənəd göndərilməyə hazırlanarkən, Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsində sənədin birinci vərəqinə yuxarıdan sağ küncündə "Cavabla birlikdə qaytarılmalıdır" ştampı (əlavə №3) vurulur.
50. Sənədlərin yola salınmasının təcili olub olmadığını onları göndərməyə vermiş şöbələrin müdirləri təyin edir (imza ilə) və Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi həmin sənədlərə "Təcili" ştampı (əlavə №3) vurur.
Teleqramlar və təcili sənədlər dərhal yola salınır.
51. Zərfin üstündə aşağıdan sol küncdə sənədin göndərilmə nömrəsi qoyulur. Eyni ünvan sahibinə, eyni vaxtda bir neçə sənəd göndərilirsə, onlar bir zərfin içinə qoyulur, zərfin üstündə isə bütün sənədlərin nömrələri göstərilir.
Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Administrasiyasının ünvanına göndərilən zərfdə mütləq müvafiq struktur bölməsinin adı göstərilir (sənədin bilavasitə Azərbaycan Respublikası Prezidentinə və ya Administrasiyasının rəhbərinə göndərildiyi hallar istisna təşkil edir).
52. İçərisində göndərilən sənədlər olan hər bir zərf reyestrə (əlavə №12) daxil edilir, orda sənədlərin göndərildiyi təşkilatların adları göstərilir.
Reyestr iki nüsxədən tərtib edilir, Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin müdiri və ya işçisi onu imzalayır.
53. Xaricə göndərilməli sənədlər də Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi vasitəsilə rəsmiləşdirilir.
54. Bir ünvana göndərilən teleqramlar yola salınmaq üçün təsdiq edilmiş surətlə birlikdə Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinə verilir.
Bir neçə ünvana göndərilən eyni məzmunlu teleqramlar hər ünvan sahibi üçün ayrıca hazırlanıb verilir. Bu zaman ünvanlar göstərilməklə teleqramların yalnız bir nüsxəsi imzalanır, qalan nüsxələr müvafiq möhürlə təsdiq edilir.
55. Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi göndərilmək üçün teleqramları surətləri ilə birlikdə qəbul edir və reyestr üzrə qol çəkdirməklə teleqrafa verir.
Teleqrafların təsdiq edilmiş surətləri Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsində saxlanılır.
56. Bu Təlimata əməl olunmadan rəsmiləşdirilən sənədlər göndərilmək üçün qəbul edilmir.
57. Yola salınan sənədlərin uçotu Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsində ayrıca jurnalda aparılır.
VI. İCRA HAKİMİYYƏTİNİN BAŞÇıSı YANıNDA ŞURANıN İCLASLARı VƏ İCRA HAKİMİYYƏTİNİN BAŞÇıSı YANıNDA MÜŞAVİRƏLƏR ÜÇÜN MATERİALLARıN HAZıRLANMASı
58. İcra hakimiyyətinin başçısının yanında Şuranın iclasları yerli icra hakimiyyətləri haqqında Əsasnaməyə uyğun surətdə ayda iki dəfədən az olmayaraq keçirilir.
Şuranın iclaslarında qəbul edilmiş qərarlar protokollarla rəsmiləşdirilir və tövsiyәyә xarakteri daşıyır. Lazım gəldikdə onların əsasında icra hakimiyyəti başçısının müvafiq sərəncamı və ya əmri verilir.
59. İcra hakimiyyəti başçısı yanında Şuranın müzakirəsinə verilən hər bir məsələ üzrə, bir qayda olaraq dürüst və aydın ifadə edilən qərar layihəsi və lazım gəldikdə müvafiq hesabatlar, cədvəllər, planlar, siyahılar və başqa materialların əlavə edildiyi məktub təqdim olunur.
Qərar layihələri qısa olmalı və konkret tədbirləri əks etdirməlidir.
İclasa aid materiallar, bir qayda olaraq, iclasa beş gün qalmış təqdim edilməlidir.
Layihələrlə birlikdə iclasa dəvət edilən vəzifəli şəxslərin siyahısı təqdim edilir, hər bir məsələ üzrə məruzəçinin kim olduğu göstərilir.
60. Şuranın iclasının gündəliyinin icra hakimiyyətinin başçısı və ya onu əvəz edən müavini təsdiq edir.
61. Şuranın iclaslarının protokollarının və onun iclaslarında qəbul edilən qərarları Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi rəsmiləşdirir.
Qəbul edilən qərarlarla Şura üzvlərinin və icraçıların tanış edilməsi, habelə Şura iclasının nəticələri haqqında vəzifəli şəxslərə məlumat verilməsi qaydasını icra hakimiyyətinin başçısı müəyyənləşdirir.
62. Şuranın iclasında iştirak edən və etməyən Şura üzvlərinin soyadları və vəzifələri protokolda göstərilir. Protokola hər ilin əvvəlində 1-ci nömrə ilə başlanan növbəti sıra nömrəsi verilir. Protokola gündəlik, qəbul edilən qərarlar, bu və ya digər məsələnin müzakirəsində iştirak etmiş şəxslərin soyadlarının siyahısı daxil olur. Protokol Şuranın iclasında sədrlik etmiş şəxs imzalayır. Protokolun sonuncu vərəqinin arxa tərəfində protokolun hazırlanmış şəxslərinin vizaları qoyulur. Bütün köməkçi materiallar arayışlar, informasiyalar, cədvəllər, təkliflər, tənqidi qeydlər vəsatətlər, kadr təqdimatları və s. mütləq protokola əlavə edilir. Bir nüsxədən ibarət hazırlanan protokollar Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsində saxlanılır.
63. Şuranın iclasında qəbul olunan qərarların və verilən tövsiyәlәrin yerinə yetirilməsinə nəzarəti icra hakimiyyətinin başçısı müəyyən edir.
64. İcra hakimiyyəti başçısının yanında müşavirənin görüş və digər toplantıların hazırlanmasına və keçirilməsinə dair sənədlərin tərtibatı eynidir və belə tədbirlərdən müzakirə edilməyə verilən materiallar onların keçirilməsinə azı üç gün qalmış hazır olmalıdır.
65. Lazım gəldikdə Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi müşavirə iştirakçılarının gündəliklə və ona aid olan müvafiq materiallarla qabaqcadan tanış edir.
İcra hakimiyyətinin başçısı yanında müşavirədə müzakirə edilmək üçün hazırlanan materiallar müşavirədən sonra Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinə qaytarılmalıdır.
66. Müşavirənin keçirilməsi planı, müzakirə edilən məsələyə dair məktub və dəvət olunan şəxslərin siyahısı icra hakimiyyətinin başçısı və onun müavini ilə razılaşdırılır.
Məktubu başçının müavinləri və ya struktur bölmələrinin rəhbərləri imzalayırlar, əlavələrə və məlumat materiallarına icraçılar viza qoyurlar.
67. İcra hakimiyyətinin başçısı lazım gəldikdə öz sərəncamının və ya əmrinin layihəsinin icra hakimiyyəti başçısı yanında Şuranın müzakirəsinə verilə bilər.
68. Sərəncamların və əmrlərin müzakirə üçün təqdim olunan layihələri ilə müəyyən edilmiş qaydada aparatın müvafiq struktur bölmələri və bütün əlaqədar təşkilatlar tanış edilir və bu, müzakirə olunan məsələyə dair məktubda göstərilir.
69. Müşavirəyə dəvət olunan şəxslərin gəlməsini aparatın həmin müşavirənin hazırlanmasına məsul olan müvafiq struktur bölmələri və ya işçiləri təmin edirlər.
70. Şöbələrin və struktur bölmələrinin rəhbərləri məruzəçilərin və dəvət olunan şəxslərin tərkibində dəyişikliklər haqqında Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin rəhbərliyini vaxtında xəbərdar etməlidirlər.
71. Təqdim edilməsi gecikdirilən materiallar ayrı-ayrı hallarda icra hakimiyyəti başçısının icazəsi ilə müşavirənin gündəliyinə əlavə olaraq salına bilər.
72. Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi icra hakimiyyəti başçısının yanında keçirilən müşavirələrin protokollarını, stenoqramlarını məsələni hazırlamış struktur bölməsi ilə birlikdə tərtib edir.
Protokollar stenoqramların, qeydlərin və ya səs yazılarının, habelə müşavirə üçün hazırlanan materialların əsasında tərtib edilir.
Stenoqramlar, bütün ilkin materiallar protokollara qoşulur.
73. İcra hakimiyyəti başçısının sərəncamının və ya əmrinin layihəsi müşavirədə irəli sürülmüş qeydlər və təkliflər nəzərə alınmaqla işlənib tamamlandıqdan sonra üç gündən gec olmayaraq imzalanmağa verilir.
74. Müşavirədə müzakirə edilmiş layihənin redaktəsi üçün üç gündən artıq vaxt lazım olduqda müşavirənin protokoluna layihəni işləyib tamamlamaq haqqında tapşırıq yazılır.
75. Müzakirə prosesində meydana çıxan, başçının sərəncamının və ya əmrinin qəbul olunmasını tələb etməyən məsələlər barəsində qərarlar qəbul edilə bilər və ya onlar müşavirənin protokoluna yazılır.
VII. İCRA HAKİMİYYƏTİ BAŞÇıSı APARATıNıN STRUKTUR BÖLMƏLƏRİNDƏ XİDMƏTİ SƏNƏDLƏRİN UÇOTU VƏ ONLARLA İŞ
76. Aparatın struktur bölmələrində daxil olan xidməti sənədlərin və bilavasitə bölmələrin özlərində hazırlanan sənədlərin, habelə surəti çoxaldılan materialların uçotu aparılır.
77. Aparatın əməkdaşları özlərindəki xidməti sənədlərin səliqəli saxlanması üçün cavabdehdirlər və onlarla ehtiyatlı rəftar etməlidirlər.
78.Aparatın şöbələrində olan bütün cari kargüzarlıq işləri, kartotekalar, habelə xidməti sənədlərin blankları onların salamatlığını təmin edən şəraitdə saxlanılmalıdır.
79. Aparatın fəaliyyəti ilə bağlı xidməti sənədlərdən mətbuatda, radio və televiziya proqramlarında, elmi tədqiqat işlərində istifadə edilməsinə yalnız icra hakimiyyəti başçısının icazəsi ilə yol verilir. [5]
80. Aparatın işçisi məzuniyyətə və ya uzunmüddətli ezamiyyətə gedәrkәn özündə olan bütün xidməti sənədləri onu əvəz edəcək əməkdaşa verməli, bunu Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin müdirinə bildirməlidir.
81. Aparatın işçisinin işdən azad edilərkən və ya başqa işə keçərkən özündə olan sənədləri Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinə təhvil verməlidir.
82. İcra hakimiyyəti başçısının aparatında mühasibat uçotu “Mühasibat uçotu haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununa uyğun olaraq aparılır. [6]
VIII. İCRA HAKİMİYYƏTİ BAŞÇıSıNıN APARATiNDA "MƏXFİ" QRİFLİ SƏNƏDLƏRLƏ İŞ
83. Yerli icra hakimiyyəti başçısının aparatına daxil olan "Məxfi" qrifli sənədləri* Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsində başqa xidməti sənədlərdən, məktublardan ayrı qeydiyyatdan keçirilməlidir. Qeydiyyat vərəqələri nömrələnmiş, qaytanlanmış, möhürlənmiş xüsusi jurnalda – "Daxil olan məxfi sənədlərin qeydiyyatı jurnalı"nda aparılır. (əlavə №13)
Məxfi sənədlər bilavasitə şöbələrə daxil olduqda hökmən qeydə alınmaq üçün Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinə verilməlidir.
84. "Şəxsən" məhdudiyyət qeydi ilə daxil olan "Məxfi" qrifli zərflər açılmadan, qeydiyyat kitabından keçirilməklə ünvanına göndərilən şəxsə verilir. Zərfi açan şəxs məxfi sənədlərin qeydiyyat kitabında əks etdirilmiş və zərfin üstünə yazılmış daxil olma nömrəsini və tarixi aldığı sənədin üstünə qeyd etməlidir.
Məxfi sənədlər bütün keçid mərhələlərində yalnız imza ilə alınıb verilməlidir.
85. Alınmış məxfi sənədlər qeydiyyatdan keçdikdən sonra icra hakimiyyəti başçısına məruzəyə verilir və dərkənara müvafiq icra edilir.
86. Azərbaycan Respublikasının dövlət hakimiyyət orqanlarında daxil olmuş, qaytarılmalı olan məxfi sənədlərin dərkənarı üstündə əsas sənədin daxil olma nömrəsi və tarixi göstərilən ayrıca bir kağızda yazılır. Sənəd qaytarıldıqda bu dərkənar və sənədin icrası barədə olan materiallar əsas sənədlərlə birlikdə qaytarılır, nomenklatura uyğun müvafiq işə tikilir.
87. Məxfi sənədlərlə işləyən şəxslər onlara məlum olan məxfi xarakterli məlumatların kənara sızmasına görə məsuliyyət daşıyırlar.
Məxfi sənədləri alan şəxslər, onlardan istifadə edilmədikdə və iş vaxtından sonra mütləq onları qapalı metal şkaflarda (seyflərdə) saxlamalıdırlar.
88. Məxfi sənədlərdən edilən çıxarışlar və qeydlər yalnız Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsində müvafiq qeydiyyatdan keçmiş, vərəqləri nömrələnmiş dəftərlərdə, bloknotlarda aparılmalıdır. Həmin dəftərlər, bloknotlar məxfi sənədlər kimi işlədilməli və saxlanmalıdır.
89. Çap olunan məxfi sənədlər makina bürosunda və ya sənədi çap edən şəxs tərəfindən "Çap olunan məxfi sənədlərin qeydiyyat jurnalı"nda qeydiyyatdan keçirilməlidir (əlavə №14). Çap olunan məxfi sənədlərin nüsxələrinin sayı, sənədi icra və çap edənlərin soyadları inisialları, nüsxələri hər birinin harada olması barədə qeyd olunmalıdır.
Sənədin arxasında həm də "Çap olunan məxfi sənədlərin qeydiyyatı kitabı"nda ona verilən qeydiyyat nömrəsi göstərilir.
90. Göstərilən hər bir məxfi sənədi icra hakimiyyətinin başçısı və ya onu rəsmən əvəz edən vəzifəli şəxs imzalamalıdır. Bu sənəd "Göndərilən məxfi sənədlərin qeydiyyatı jurnalı"nda (əlavə №15) qeydiyyatdan keçməlidir, göndərilmə nömrəsi və tarix blank rekvizitlərindən, sənədin üst tərəfindən müvafiq yerdə qeyd olunmalıdır. Burada həmçinin məxfilik qrifi və nüsxənin nömrəsi də göstərilməlidir.
91. Məxfi sənədlər icra edildikdən sonra onlara aid materiallarla birlikdə Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinə qaytarılmalı və məxfi iş nomenklaturuna uyğun müvafiq qovluqda saxlanmalıdır.
XI. İCRA HAKİMİYYƏTİ BAŞÇISININ APARATINDA VӘTӘNDAŞLARIN TƏKLİF, ƏRİZƏ VƏ ŞİKAYƏTLƏRİ İLƏ İŞ VƏ VӘTӘNDAŞLARIN QƏBULUNUN TƏŞKİLİ QAYDASI
92. İcra hakimiyyəti başçısının aparatında daxil olmuş vətəndaşların təklif, ərizə və şikayətləri ilə iş “Vətəndaşların müraciətləri haqqında” Azərbaycan Respublikasının 2015-ci il 30 sentyabr tarixli 1308-IVQ nömrəli Qanununa və Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 1998-ci il 29 dekabr tarixli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş "Dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrdə vətəndaşların təklif, ərizə və şikayətləri üzrə kargüzarlığın aparılması qaydaları"na müvafiq olaraq aparılır.[7]
Vətəndaşların icra hakimiyyəti başçısı aparatına göndərdikləri bütün təklif, ərizə və şikayətlər aparatın Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinə daxil olub və elə həmin gün müəyyən edilmiş formalı qeydiyyat-nəzarət vərəqələrində (jurnalda) (əlavə №16) qeydiyyata alınıb.
93. Vətəndaşların qeydiyyatdan keçirilən təklif, ərizə və şikayətləri gündəlik olaraq baxılmaq üçün icra hakimiyyətinin başçısına verilir və onun dərkənarına müvafiq olaraq icra edilmək üçün aparatın şöbələrinə və digər struktur bölmələrinə göndərilir. Lazım gəldikdə icra hakimiyyəti başçısının dərkənarına uyğun olaraq Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi müraciətləri qaldırılan məsələlərin həlli ilə məşğul olmaq səlahiyyəti olan yerli idarəetmə orqanlarına, rayonda yerləşən idarə, müəssisə və təşkilatlara baxılmaq üçün göndərir.
Şikayət ərizələrinin qanuna zidd hərəkətlərindən (hərəkətsizliyindən) şikayət olunan orqanlara və ya vəzifəli şəxslərə göndərməyə icazə verilmir.
İcra hakimiyyətinin başçısı vətəndaşların təklif, ərizə və şikayətlərinə baxmaq üçün komissiyalar yarada bilər və həmin komissiyalara bu və ya digər faktları yoxlamaq səlahiyyətləri verir. Qaldırılan məsələlərin əhəmiyyətindən asılı olaraq xüsusi ilə vacib təklif, ərizə və şikayətlər icra hakimiyyəti başçısı yanında Şuranın iclasında müzakirə oluna bilər.
Yuxarıda göstərilən halların hamısı vətəndaşa mütləq bildirilməli, onun müraciətinin baxılmaq üçün hara və kimə göndərildiyi və müraciətə baxılmasının nəticələri barədə yazılı məlumat verilməlidir.
Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Administrasiyasından göndərilən vətəndaş təkliflərinə, ərizə və şikayətlərinə xüsusi nəzarətlə baxılır. Əgər müraciətə baxılmasının nəticələri barədə cavab verilməsi tələb olunursa, Prezidentin Administrasiyasına qanunla müəyyən edilmiş qaydada və müddətdə məlumat verilir.
94. Vətəndaşların müraciətlərinə həmin Qanunda göstərilmiş müddətlərdə baxılır. Əgər vətəndaşların yazılı müraciətlərində qaldırılan məsələlər dərindən öyrənilməyibsə, onlara dair lazımi tədbirlər görülməyibsə və qanuni cavablar verilməyibsə, icra hakimiyyətinin başçısı baxılma müddətini bir az uzada bilər və bu barədə müəllifə mütləq məlumat verilir. Əlavə öyrənilmə və yoxlanma tələb olunmayan təklif, ərizə və şikayətlərə maksimum qısa müddətdə baxılır.
95. Hər bir təklif, ərizə və şikayətə baxılmasının nəticələri əsasında vətəndaşın qaldırdığı məsələ və ya faktlar, onların yoxlanılma nəticələri barədə qısa məlumatı özlərində əks etdirən arayış tərtib edilir. Müraciətdə baxılmasının nəticələri haqqında rəyi bilavasitə məktubun üzərində və ya dövlət, təsərrüfat orqanlarından, müəssisə və ictimai təşkilatlardan alınmış arayışın üzərində yazmaq olar.
Vətəndaşların şifahi və yazılı müraciətlərinə baxılmasının nəticələri əsasında icra hakimiyyətinin başçısına təqdim edilən arayışları başçısının müavini və ya müvafiq struktur bölməsinin rəhbəri imzalayır və icraçı viza qoyur.
Qəti qərardan və onun icrasından sonra hər bir vətəndaş müraciətinin üzərində dərkənarı qoymuş vəzifəli şəxs tərəfindən "İşə tikilsin" sözləri yazılmalı, tarix göstərilməli və imza qoyulmalıdır.
96. Aparatın struktur bölmələrində vətəndaşların təklif, ərizə və şikayətlərinə vaxtında, obyektiv və hәrtәrәfli baxılması üçün məsuliyyəti başçı, onun müavinləri, şöbə müdirləri, aparatın müraciətə baxan işçiləri daşıyırlar. Aparatda vətəndaşların təklif, ərizə və şikayətlərinə baxılması ilə əlaqədar mövcud Qanuna əməl edilməsinə nəzarəti Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi həyata keçirir.
Vətəndaşların icra hakimiyyəti başçısının aparatına daxil olmuş təklif, ərizə şikayətləri baxıldıqdan sonra onlara aid bütün materiallarla birlikdə saxlanılmaq üçün Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinə qaytarılmalıdır.
97. Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi daxil olan müraciətlər haqqında hər an məlumat hazırlayır, yarımillikdə və ildə bir dəfə isə vətəndaşların yazılı və şifahi müraciətlərini xarakterinə görə müəyyənləşdirir və təhlil edir, vətəndaşların təklif ərizə və şikayətlərində qaldırılan ən əhəmiyyətli, aktual problemlər haqqında icra hakimiyyəti başçısına arayış verilir. Bu arayışa aparatda vətəndaşların müraciətlərinə baxılmasının vəziyyəti və müvafiq Qanuna riayət edilməsi haqqında məlumat da əlavə edilir.
98. İcra hakimiyyəti başçısı aparatının vətəndaşları qəbul otağında vətəndaşları xüsusi qrafik üzrə hər gün (bazar və bayram günlərindən başqa) başçı və onun müavinləri, şöbələri və struktur bölmələrinin rəhbərləri qəbul edilirlər.
Qrafik әvvәlcәdәn rayonun mətbu orqanında dərc edilir və qəbul otağında asılır. Vətəndaşların qəbula yazılmasının qəbul qrafikinə uyğun olaraq Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin işçiləri həyata keçirirlər.
Qəbulu aparan icra hakimiyyətinin başçısı, onun müavinləri, şöbə müdirləri və aparatın digər işçiləri tərtib edilmiş qəbul qrafikinə ciddi riayət etməlidirlər. İcra hakimiyyəti başçısının razılığı olmadan vətəndaşların qəbulu qrafikinə dəyişiklik etmək olmaz.
99. Qəbula gələnlərin qeydiyyatı müvafiq jurnalda (əlavə №25) və ya qəbula yazılan vətəndaşların qeydə alınması vərəqəsində (əlavə №26) aparılır. Bu işə və qəbul qrafikinə əməl edilməsinə nəzarət Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin müdirinə, vətəndaşın qaldırdığı məsələnin həllinə nəzarət icra hakimiyyəti başçısının aparatında vətəndaşı qəbul edən şəxsə həvalə edirik. Qəbul zamanı müraciət edənin məsələsini operativ həll etmək mümkün olmadıqda qəbulu aparan şəxs həmin müraciətə hansı müddətdə baxılacağını bildirməlidir. Bu barədə vətəndaşın qeydə alınması vərəqəsində (jurnalda) müvafiq qeyd və tapşırığın məzmunu yazılır. Aparatın şöbələri şikayətə baxılmasının son nəticələri haqqında Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin müdirinə məlumat verirlər və o, şikayəti nəzarətdən çıxarır. Bütün hallarda qəbulda olmuş vətəndaşa onun müraciətinə baxılmasının nəticəsi haqqında məlumat verilir.
Qəbul zamanı vətəndaş yazılı müraciət təqdim etdikdə həmin müraciət müəyyən edilmiş qaydada qeydiyyat-nəzarət vərəqəsində qeydiyyata alınmalıdır.
X. İCRA HAKİMİYYƏTİ BAŞÇISININ APARATINDA KADR MƏSƏLƏLƏRİNƏ DAİR SƏNƏDLƏRİN RƏSMİLƏŞDİRİLMƏSİ QAYDASI
100. İcra hakimiyyəti başçısının aparatında baxılan vəzifələrin siyahısının tərtib edilməsi, kadr məsələlərinə dair təkliflərin hərəkəti və onlara baxılması qanunvericiliyə əsasən icra hakimiyyətinin başçısı tərəfindən həyata keçirilir. İcra hakimiyyəti başçısının aparatında baxılan vəzifələrin siyahısı yerli icra hakimiyyətləri haqqında Əsasnaməyə uyğun olaraq üç hissədən ibarətdir:
1-ci siyahı: icra hakimiyyəti başçısı tərəfindən təyin edilənlər: bu siyahıya icra hakimiyyəti başçısı aparatının, onun idarələrinin və xidmətlərinin kadrları, icra hakimiyyəti başçısının rayon tabeliyində olan şəhərdə, qəsəbə və kəndlərdə nümayəndəliklərinin rəhbər işçiləri daxildir. Rayon və şəhər icra hakimiyyəti başçısının müavinləri Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Administrasiyasının rəhbəri ilə razılaşdırılmaqla icra hakimiyyətinin başçısı tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad olunur. Bakı şəhəri rayonları icra hakimiyyəti başçılarının müavinləri Bakı şəhəri İcra hakimiyyəti başçısı ilə razılaşdırılmaqla müvafiq icra hakimiyyəti başçısı tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilir. Naxçıvan Muxtar Respublikasında müvafiq icra hakimiyyəti başçısının müavinləri Naxçıvan Muxtar Respublikasının ali vəzifəli şəxsi ilə razılaşdırılmaqla müvafiq icra hakimiyyəti başçısı tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilir.
Mərkəzi icra hakimiyyəti orqanlarının yerli qurumlarının rəhbərləri (Ədliyyə, Daxili İşlər, Milli Təhlükəsizlik, Müdafiə, Vergilər Nazirliklərinin, Dövlət Təhlükəsizliyi Xidmətinin, Dövlət Gömrük Komitəsinin və İqtisadiyyat Nazirliyi yanında Dövlət Vergi Xidmətinin yerli bölmələrinin rəhbərləri istisna olmaqla) 2-ci və 3-cü siyahıya uyğun olaraq vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilir. [8]
2-ci siyahı: icra hakimiyyəti başçısının razılığına əsasən həmin mərkəzi icra hakimiyyəti orqanları tərəfindən təyin edilənlər: bu siyahıya Azərbaycan Respublikası Maliyyə Nazirliyinin, Ticarət Nazirliyinin, Təhsil Nazirliyinin, Mədəniyyət Nazirliyinin, Dövlət Torpaq Komitəsinin, Əmək və Əhalinin Sosial Müdafiəsi Nazirliyinin, Səhiyyə Nazirliyinin, Dövlət Sosial Müdafiə Fondunun yerli orqanlarının rəhbərləri daxildir. İcra hakimiyyəti başçısı bu siyahıda nəzərdə tutulan vəzifəyə təyin olunacaq kadrla söhbət edib razılığını müvafiq mərkəzi icra orqanına bildirdikdən sonra həmin orqan onu bu vəzifəyə təyin edir və qərarın surətini icra hakimiyyətinin başçısına göndərir. [9]
3-cü siyahı: Azərbaycan Respublikasının müvafiq mərkəzi icra hakimiyyəti orqanları ilə razılaşdırılmaqla icra hakimiyyəti başçısı tərəfindən təyin edilənlər: bu siyahıya 2-ci siyahıda müәyyәn edilmiş hallardan başqa ikili tabelikdə olan orqanların rəhbərləri daxildir. Bu siyahıya daxil olan kadrların təyin olunması qaydası 1-ci siyahıda olduğu kimidir. Əlavə olaraq icra hakimiyyəti başçısının aparatı və ya Şura tərəfindən icra hakimiyyəti başçısına tövsiyə olunmuş kadrlar müvafiq nazirlik və baş idarələrlə razılaşdırıldıqdan sonra təyin edilir.
Ümumiyyətlə icra hakimiyyəti başçısı rayon, şəhər ərazisində yerləşən müəssisə, təşkilat və idarələr tərəfindən kadrların seçilib yerləşdirilməsinə müntəzəm nəzarət edir və lazım gələrsə, kadr məsələlərinin həllində yaxından iştirak edir.
101. Kadr məsələlərinə baxılması üçün icra hakimiyyəti başçısının aparatına aşağıdakı sənədlər təqdim edilməlidir:
təklif olunan kadr dəyişikliklərinin yazılı surətdə əsaslandırılmış səbəbləri, təklif edilən işçinin avtobioqrafiyası;
şəxsən doldurulmuş anket (əlavə №17)
4x6 ölçülü iki fotoşəkil;
təhsil haqqında sənədlərin surəti;
tibbi arayış
102. İcra hakimiyyətini başçısının aparatına daxil olmuş təqdimat və işçinin uçot-xasiyyətnamə sənədləri Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsində qeydiyyata alındıqdan sonra aidiyyətı üzrə baxılmaq üçün aparatın müvafiq struktur bölməsinə verilir. Həmin şöbə təklifi dərindən və hərtərəfli öyrənir, namizəd haqqında öz rəyini yazılı surətdə icra hakimiyyəti başçısına bildirir.
İcra hakimiyyəti başçısının razılığı olarsa, həmin namizədin vəzifəyə təyin edilməsi haqqında (1-ci və 3-cü siyahı üzrə) icra hakimiyyəti başçısının sərəncamı hazırlanır, yaxud (2-ci siyahı üzrə) onun razılığı haqqında müvafiq mərkəzi icra hakimiyyəti orqanlarına bildiriş göndərilir.
103. Qərar qəbul edildikdən sonra sərəncamın surəti və işçinin uçot-xasiyyətnamə sənədləri aparatın kadr işlərinin aparılması həvalə edilmiş şöbəsinə (işçisinə) tәhvil verilir və orada aşağıdakı sənədlərdən ibarət şəxsi iş açılır:
nömrələnmiş qovluq;
kadrların uçotu üzrə anketə əlavə (əlavə №18);
anket;
avtobioqrafiya;
təhsil haqqında sənədlərin surəti;
şəxsi işdə olan sənədlərin siyahısı (əlavə №19);
tibbi arayış;
nəzarət vərəqəsi (əlavə №20).
Kadr işlərini aparan şöbə (işçi) vaxtaşırı işçilәri səciyyələndirən sonrakı dəyişikliklərin-təhsil, elmi dərəcə tәltif, seçkili orqanlarda iştirak haqqında və s. məlumatları şəxsi işə əlavə edir.
Şəxsi iş tanışlıq üçün aparatın şöbələrinə verilərkən nəzarət vərəqəsində müvafiq qeyd yazılır.
Şəxsi işin axtarışını asanlaşdırmaq üçün işçilərin əlifba sırası ilə (əlavə №21) və vəzifə sırası ilə (əlavə №22) kartotekası yaradılır.
104. Şəxsi işlər qapısına möhür vurulan xüsusi otaqda, ayrıca otaq olmadıqda isə Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsində metal şkafda saxlanılır.
105. İşçi vəzifədən azad edilərkən onun şəxsi işi “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanunu ilə müəyyən edilmiş müddətdə müvəqqəti mühafizə olunur və həmin müddət başa çatdıqdan sonra Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin müəyyən etdiyi qaydaya uyğun olaraq daimi dövlət mühafizəsinə təhvil verilir. Həmin müddət başa çatdıqdan sonra şəxsi işlər ekspert komissiyasının rəyi əsasında arxivə təhvil verilir və ya məhv edilir, bu barədə akt tərtib olunur.[10]
XI. İCRA HAKİMİYYƏTİ BAŞÇıLARıNıN APARATLARıNDA İCRAYA NƏZARƏT VƏ YOXLAMA İŞLƏRİNİN TƏŞKİLİ
106. İcra hakimiyyəti başçısının aparatında Azərbaycan Respublikası qanunlarının və digər normativ aktlarının, habelə icra hakimiyyəti başçısının sərəncamı, əmr və tapşırıqlarının icrasına nəzarət və icranın yoxlanılması işlərinin təşkilinə icra hakimiyyətinin başçısı rəhbərlik edir.
107. Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi icra hakimiyyəti başçısı tərəfindən onun müavinlərinə, aparatın struktur bölmələrinin rəhbərlərinə, rayonun idarə, müəssisə və təşkilatlarına verilən və icrası barədə məlumat tələb edilən aşağıdakı tapşırıqları nəzarətə götürür və onların icra müddətlərinə nəzarət edir:
a) icra hakimiyyəti başçısının sərəncamlarında və əmrlərində verilən tapşırıqlar;
b) xidməti sənədlərdə verilən tapşırıqlar;
v) icra hakimiyyəti başçısının yanında keçirilən müşavirələrin, görüşlərin, yığıncaqların protokollarında rəsmiləşdirilmiş tapşırıqlar.
108. Vətəndaşların şifahi və yazılı müraciətlərinin nəzarətə götürülməsi və baxılma müddətlərinin müəyyənləşdirilməsi “Vətəndaşların müraciətləri haqqında” Azərbaycan Respublikasının 2015-ci il 30 sentyabr tarixli 1308-IVQ nömrəli Qanununun və Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 1998-ci il 29 dekabr tarixli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş "Dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrində vətəndaşların təklif, ərizə və şikayətləri üzrə kargüzarlığın aparılması qaydaları" əsasında həyata keçirilir.[11]
109. Məsul icraçı icra hakimiyyəti başçısının sərəncamında və ya əmrində verilən tapşırıq və ya onun dərkənarı əsasında müəyyən edilir.
Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi nəzarətə götürülən tapşırıqların icra müddətlərini icra hakimiyyəti başçısının sərəncamında və əmrində, dərkənarında göstərilən vaxt əsasında müəyyənləşdirir. Təcili xarakter daşıyan və icra müddəti göstərilməyən tapşırıq 15 gün ərzində yerinə yetirilməlidir.
Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi tapşırığın nəzarətə götürüldüyünü icraçıların nəzərinə çatdırır, tapşırıqların müəyyən edilmiş müddətdə icraçılar tərəfindən icra edilməsini tələb edir və tapşırıqların yerinə yetirilməsi və nəzarətdən çıxarılması haqqında icra hakimiyyəti başçısına məruzə edir.
Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi tapşırığın icrası müddətini, zəruri hallarda, icra hakimiyyəti başçısının dərkənarı əsasında uzadır.
Nəzarətdə olan tapşırıqların icrası bir icraçıdan başqa icraçıya ancaq icra hakimiyyəti başçısının yeni dərkənarı ilə həvalə edilə bilər.
İcra hakimiyyәti başçısı aparatının struktur bölmələrində nəzarət işi həmin qurumların rəhbərləri tərəfindən həyata keçirilir. Nəzarət işlərinin təşkilində struktur bölmələrinin işçilərinə metodiki yardım göstərilməsi Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinə həvalə olunur.
110. Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsində xidməti sənədlər üzrə nəzarət jurnalı (əlavə № 23) olmalı və nəzarətdə olan tapşırıqlar orada qeydiyyata alınmalıdır.
Yuxarı təşkilatlardan gələn sənədlərin qeydiyyatı ayrıca jurnalda (əlavə № 24) aparılmalıdır.
Nəzarətə götürülən tapşırıqlara aid qeydiyyat ştampının yanında «Nəzarətdədir» ştampı vurulur (əlavə № 3).
XII. MAKİNA YAZıSı, SURƏTÇıXARMA-ÇOXALTMA VƏ STENOQRAFİYA İŞLƏRİ
111. Aparatda makina yazısı işlərini Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin və aparatın digər şöbələrinin makinaçıları və bu işə məsul işçiləri mövcud Təlimat və icra hakimiyyəti başçısının aparatında müəyyən edilmiş çap qaydaları əsasında yerinə yetirirlər.
Materiallar daxil olduğu ardıcıllıqla çap edilir. Təcili icra edilməli materiallar Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi müdirinin icazəsi ilə növbədənkənar çap edilir.
Sənədlər kompüterdən və makina yazısı texnikasından istifadə edilməklə çap edilir.
112. Çap olunmaq üçün verilən əlyazmaları və başqa materiallar redaktə edilməli və aydın yazılmalıdır. Səliqəsiz yazılmış materiallar çap üçün qəbul olunmur.
113. Materiallar çap olunmağa veriləndə onların nüsxələrinin sayı, hansı blankda yazılması, icraçının soyadı göstərilməlidir. İcraçılar soyadların, xüsusi terminlərin, təşkilat adlarının, xarici sözlərin və coğrafi adların dəqiq və aydın yazılmasına xüsusi diqqət yetirməlidirlər.
114. Materiallar müvafiq blanklarda və standart kağız vərəqlərində, bir qayda olaraq, bir nüsxədə çap olunur. Sənədin ikinci və sonrakı səhifələri nömrələnir. Nömrə sənədin yuxarı hissəsində ortada ərəb rəqəmləri ilə və durğu işarələri qoyulmadan yazılır. Çap olunmuş materiallarda vərəqin sol, aşağı və yuxarı tərəflərində 3,5 santimetr, sağ tərəfində 1 santimetr haşiyə saxlanılır. Çap olunmuş materialın sonuncu vərəqinin arxasında nüsxələrin sayı və onları çap edənlərin inisialları göstərilir.
İcra hakimiyyəti başçısının sərəncamlarının və əmrlərinin layihələri imzalanmaq üçün hazırlandıqda nüsxələrin sayı və çap edənin inisialları sonuncu vərəqin arxa tərəfində yazılır.
115. Aparatda surətçıxarma-çoxaltma işlərini Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi həyata keçirir.
Surəti çıxarılmağa və çoxaldılmağa yalnız xidməti xarakterli materiallar qəbul olunur. Çoxaldılmalı olan materiallar təmiz və aydın yazılmalıdır. Solğun yazılmış çirkli materiallar surətçıxarma və çoxaltma üçün qəbul edilmir.
116. İcra hakimiyyəti başçısının yanında Şuranın iclaslarının və müşavirələrin səs yazısı olan maqnit daşıyıcıları (lentlər, kasetlər, disklər) xüsusi jurnalda uçota alınır və Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsində saxlanılır.
117. İcra hakimiyyəti başçısının göstərişi ilə səs yazısı əsasında bu və ya digər iclasların stenoqramları hazırlanır və müvafiq qaydada rəsmiləşdirilir.
118. İcra hakimiyyəti başçısının tapşırığı ilə səs yazısı olan kasetlər daimi mühafizə üçün arxivə verilə bilər və ya maqnitsizləşdirmək yolu ilə silinə bilər. Bu barədə akt tərtib olunur və jurnalda müvafiq qeydiyyat aparılır.[12]
XIII. KARGÜZARLıĞıN APARıLMASıNA NƏZARƏT VƏ SORĞU İŞİ
119. Aparatda kargüzarlığın aparılmasına nəzarət işini bilavasitə Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi görür. Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinə aşağıdakılar həvalə edilir:
aparatda kargüzarlığın vəziyyətinin yoxlanması və bu barədə icra hakimiyyəti başçısına məlumat verilməsi;
kargüzarlıqla məşğul olan işçilərə təlimat verilməsi;
aparatda kargüzarlığın təkmilləşdirilməsinə dair təkliflər hazırlanması;
kargüzarlığın aparılmasında qabaqcıl təcrübənin ümumiləşdirilməsi və yayılması;
kargüzarlıq məsələləri ilə məşğul olan şəxslərin peşə ixtisasını yüksəltmək üçün məşğələlərin təşkilində və keçirilməsində iştirak edilməsi.
Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsində saxlanılan və icra olunmuş sənədlərdən istifadə etməyə, sənədlərin surətlərini və sənədlərdən çıxarışları digər şəxslərə verməyə yalnız icra hakimiyyəti başçısının göstərişi ilə icazə verilir.
XIV. İCRA HAKİMİYYƏTİ BAŞÇıSıNıN APARATıNDA İŞLƏRİN NOMENKLATURUNun TƏRTİB EDİLMƏSİ, QOVLUQLARıN FORMALAŞDıRıLMASı, ARXİVƏ TƏHVİL VERİLMƏYƏ HAZıRLANMASı VƏ CARİ ARXİVDƏN İSTİFADƏ QAYDALARı
120. Qovluqların düzgün formalaşdırılması, sənədlərin tez tapılmasının təmin edilməsi, işlərin sistemləşdirilməsi və uçotu, onların saxlanılma müddətlərinin müəyyən edilməsi və gələcəkdə arxivə lazımi səviyyədə təhvil verilməsi məqsədilə hər il aparatın işlərinin ümumi nomenklaturu – siyahısı tərtib edilir.[13]
121. Aparatın iş nomenklaturunu şöbələrin və digər struktur bölmələrinin təkliflərini nəzərə almaqla Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi tərtib edir və icra hakimiyyətinin başçısı təsdiq edir.
122. İcra edilmiş sənədlər təsdiq edilmiş iş nomenklaturuna uyğun olaraq şöbələr və digər struktur bölmələri tərəfindən qovluqlarda formalaşdırılır.
123. İcra edilmiş işlər mühafizə üçün Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin arxivinə təhvil verilməzdən əvvəl icra hakimiyyəti başçısı aparatının bu sahəyə məsul işçiləri aşağıdakı məsələlərə diqqət yetirməlidirlər:[14]
qovluqda sənədlərin hamısının olub-olmadığını yoxlamalı;
qovluqda işə tikilməli sənədlərin hamısının bu Təlimata uyğun sürətdə qeydə alınıb-alınmadığını yoxlamalı və qeydə alınmamış sənədlər aşkar etdikdə onları qeydə aldırmalı;
qovluqda sənədlərin yerləşməsinin düzgünlüyünü yoxlamalı;
bölmə-bölmə tikilmiş işlərin siyahısında şöbələrin adlarının tikilmiş sənədlərə uyğun gəlib-gəlmədiyini yoxlamalı;
qovluğun vərəqlərini sağ küncdən başlayaraq yuxarıdan aşağı adi karandaşla nömrələməli.
124. Qovluğun Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin arxivinə təhvil verməli olduğunu icra hakimiyyətinin başçısı və ya onu həmin vaxt əvəz edən müavinləri müəyyən edir.
Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin cari arxivinə verilmiş sənədlərin istifadə üçün götürülməsi yalnız icra hakimiyyəti başçısının və ya onu əvəz edən müavinin icazəsi ilə mümkündür.
125. Növbəti ilə adlayan işlər istisna olmaqla bir ilin bütün sənədləri qovluqda formalaşdırılır. Bir qovluqdakı vərəqlərin sayı 200-250-dən çox olmamalıdır. Sənədlər qovluqda bir nüsxədə tikilir.
126. İşlərin nomenklaturu tərtib edilərkən, işlər formalaşdırılarkən və sənədlərin işlərə düzgün daxil edilməsi yoxlanılarkən icra hakimiyyəti başçısının aparatında sənədlərin ekspertizası keçirilir. Bu iş sənədlər daimi mühafizə üçün Dövlət Arxivinə verilərkən də aparılır. Ekspertizanı icra hakimiyyətində daimi fəaliyyət göstərən sənədlərin ekspertizası və arxiv işi üzrə ekspert komissiyası aparır.
Ekspert komissiyasının tərkibi icra hakimiyyəti başçısının sərəncamı ilə təsdiq edilir.
127. Sənədlər Dövlət Arxivinə təhvil vermək üçün hazırlanarkən onlar yenidən ekspertizadan keçirilməli, daimi mühafizə olunan sənədlərin və işlərin siyahıları, ləğv edilmək üçün ayrılan sənədlərin və işlərin aktları tərtib edilməlidir.[15]
İcra hakimiyyəti başçısının aparatında olan sənədlər “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanunu ilə müəyyən edilmiş müvəqqəti mühafizə müddəti başa çatdıqdan sonra Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin müəyyən etdiyi qaydaya uyğun olaraq daimi dövlət mühafizəsinə təhvil verilir. Arxivə təhvil verilməli olmayan sənədlər ekspertiza komissiyasının qərarı əsasında icra hakimiyyəti başçısının təsdiq etdiyi akt üzrə məhv edilir.[16]
Sənədlər daimi saxlanmaq üçün Dövlət Arxivinə təhvil verilərkən aşağıdakı işlər yerinə yetirilməlidir:[17]
sənədlərin tərkibi və keyfiyyəti yoxlanmalıdır;
üz qabığında (qovluğun axırında), ümumi qovluqda isə, həm də bölmələrin siyahısında təsdiqləyici imza qoyulmalı, qovluğun nömrələnmiş vərəqlərinin sayı rəqəmlə və sözlə göstərilməlidir. Lazım gəldikdə vərəqlərin nömrələnməsinin xüsusiyyətləri və işə tikilmiş sənədlərin fiziki vəziyyəti qeyd edilir;
araqatları, metal bəndlər, pәrçimlәr qovluqdan çıxarılmalı və sənədlər müəyyən edilmiş qaydada sapla tikilmәlidir;
qovluğu arxivə təhvil vermək üçün hazırladıqdan sonra ümumi qovluğun bölmələr siyahısının birinci səhifəsində (sağdan aşağı küncdə), ayrı-ayrı qovluqların isə sonuncu sənədində (axırıncı səhifənin arxa tərəfində) «Arxivə» sözü yazılmış ştamp vurulmalıdır.
XV. MÖHÜRLƏRİN VƏ ŞTAMPLARIN HAZIRLANMASI VƏ SAXLANMASI
128. İcra hakimiyyəti başçısının aparatında, habelə icra hakimiyyəti başçısının nümayəndəliklərində işdə lazım olan möhürləri və ştampları icra hakimiyyəti başçısının sərəncamı ilə Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinə hazırlatdırır.
129. Möhürlər və ştamplar xüsusi jurnalda basma mətn üzrə uçota alınır və Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin istifadəsində olur. Qeyri-iş vaxtlarında möhürlər və ştamplar seyfdə və ya metal şkafda saxlanılır.
130. İcra hakimiyyəti başçısının gerbli möhürü icra hakimiyyəti başçısının seyfində, icra hakimiyyəti başçısının aparatının digər möhür və ştampları isə Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin müdirinin seyfində saxlanılır.
131. Korlanmış, qüvvədən düşmüş olan, yaxud işlədilməyən möhürlər və ştamplar icra hakimiyyəti başçısı tərəfindən təsdiq edilmiş akt üzrə məhv edilir və bu, uçot jurnalında qeyd olunur.
XVI. RAYON TABELİ ŞƏHƏRLƏRDƏ, QƏSƏBƏLƏRDƏ VƏ KƏNDLƏRDƏ RAYON, ŞƏHƏR RAYONU İCRA HAKİMİYYƏTİ BAŞÇISININ NÜMAYƏNDƏLİYİNDƏ SƏNƏDLƏRLƏ İŞİN APARILMASI
132. Rayon tabeli şəhərlərdə, qəsəbələrdə və kəndlərdə rayon, şəhər, şəhər rayonu icra hakimiyyəti başçısının nümayəndəliyində sənədlərin rəsmiləşdirilməsi və baxılması qaydası yerli icra hakimiyyətləri haqqında Əsasnaməyə və bu Təlimata uyğun olaraq aparılır.
133. Rayon tabeli şəhərlərdə, qəsəbələrdə və kəndlərdə rayon, şəhər, şəhər rayonu icra hakimiyyəti başçısının nümayəndəliyində vətəndaşların müraciətlərinə baxılması və onların qəbulu Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 1998-ci il 29 dekabr tarixli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş «Dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrdə vətəndaşların tәklif, ərizə və şikayətləri üzrə kargüzarlığın aparılması qaydaları» ilə müəyyənləşdirilir.
134. Rayon, şəhər, şəhər rayonu icra hakimiyyəti başçısının nümayəndəsi qanunvericilikdə müəyyən edilmiş qaydada vətəndaşların vəziyyəti aktlarının qeydiyyatını aparır, notariat işlərini görür, vətəndaşlara onların şəxsiyyətini, ailə vəziyyətini təsdiq edən arayışlar verir və bununla əlaqədar nümayəndəlikdə verilən arayışlar üçün müvafiq qeydiyyat kitablarını aparır.
135. Rayon, şəhər, şəhər rayonu icra hakimiyyəti başçısının nümayəndəsi həmin nümayəndəlikdə sənədləşmənin düzgün aparılmasına, bu Təlimatın tələblərinə nümayəndəliyin bütün işçiləri tərəfindən əməl edilməsinə məsuliyyət daşıyır.
136. Rayon, şəhər, şəhər rayonu icra hakimiyyəti başçısının nümayəndəliyində işdə lazım olan blankları, qeydiyyat kitablarını, möhür və ştampları icra hakimiyyəti başçısının sərəncamı ilə Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsi hazırlayır və icra hakimiyyəti başçısının nümayəndəsinə verir. Onların işlədilməsi və mühafizə edilməsi üçün icra hakimiyyəti başçısının nümayəndəsi məsuliyyəti daşıyır.
***
137. İcra hakimiyyəti başçısının aparatının, icra hakimiyyəti başçısının yerlərdəki nümayəndəliklərinin işçiləri vəzifəyə təyin olunarkən Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin müdiri tərəfindən bu Təlimatla tanış edilirlər, bu barədə xüsusi jurnalda imza edilməklə müvafiq qeyd yazılır və həmin jurnal Sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsində saxlanılır.
* Bundan sonra "İcra hakimiyyəti başçısının aparatı" adlanacaq